نظام Well Way لإدارة المشاريع والمهام (PMS)

بعد الانتقال إلى مسؤولية إدارة المشاريع، لم تكن هناك آلية مركزية توضّح متى يبدأ كل مشروع ومتى ينتهي، أو تمكّن الفريق من متابعة سير العمل والمسؤوليات بصورة دقيقة. كانت الإدارة موزعة بين الأوراق والبريد الإلكتروني وأدوات عامة مثل Trello، ما صعّب الوصول إلى صورة موحدة للمشاريع والمهام والملفات والتواصل مع العملاء.

إنشاء نظام يصل إليه جميع أصحاب المصلحة ويدير دورة العمل من البداية إلى النهاية، مع توحيد بيانات العملاء والمشاريع والمهام والمراحل الزمنية والملفات والتواصل في منصة واحدة قابلة للتطوير.

تم بناء نظام سحابي لإدارة العملاء والعملاء المحتملين والمشاريع والمراحل والمهام وفق ممارسات إدارة المشاريع. يتيح النظام للعميل متابعة تقدم مشاريعه، والتواصل مع الفريق، والتعليق على المهام، وإرسال التذاكر، بينما يوفّر للمديرين وفرق الحسابات وخدمة العملاء والمبيعات وأعضاء الفريق مساحة موحدة لإدارة العمل والملفات وتوثيق المعرفة.

كان تطوير النظام يجري بالتوازي مع تنفيذ المشاريع اليومية، ما فرض ضغطًا كبيرًا على الوقت. كما تطلب تحليل احتياجات المشاريع والمهام وتحويلها إلى وظائف عملية مراجعة مستمرة، وظهرت الحاجة إلى إطلاق ميزات جديدة كلما كشفت العمليات عن مشكلة أو حالة استخدام إضافية. ساعد دعم الإدارة التنفيذية على استمرار التطوير واعتماد النظام.

نقل النظام إدارة العمل من أدوات وقنوات متفرقة إلى بيئة مركزية، فأصبح تقدم المشاريع ومواعيدها ومسؤولياتها أكثر وضوحًا، وتحسن الوصول إلى الملفات وسجل التواصل والقرارات. كما سهّل مشاركة العملاء في المتابعة، ودعم تنسيق الفرق، ورفع دقة العمل وسرعة الإنجاز. وتُعرض هذه النتائج بصفتها أثرًا تشغيليًا ملحوظًا؛ إذ لم تتوفر في الملف قياسات رقمية موثقة للنشر.